จดหมายธุรกิจ

ความหมายจดหมายธุรกิจ

 จดหมายธุรกิจเป็นจดหมายที่มีไปมาถึงกันระหว่างองค์กรธุรกิจ บริษัท หางราน รายการที่นักธุรกิจจำเปนตองติดตอกันมีมากมายเชน การแนะนํา การสอบถาม การสั่งซื้อ การสงมอบการยกเลกรายการ การปรับความเขาใจ การทวงหนี้เปนตน การติดตอกันทางจดหมายจึงดีกวาการติดต่อด้วยวาจา
เพราะจดหมายเก็บเปนหลักฐานอางอิงไดทุกโอกาส นอกจากนี้ยังเปนการประหยัดทั้งแรงงาน เวลาและเงิน จดหมายธุรกิจ ชวยใหสามารถรางจดหมายติดตองานตางๆ ไดรวดเร็วถูกตอง และเลือกสรรวัสดุอุปกรณตาง ๆ ที่ใช้ประกอบการเขียน ตลอดจนสํานวนภาษา ขอความที่โต้ตอบ อันจะนํามาซึ่งคานิยมที่ดีและความสําเร็จในการงาน

รูปแบบจดหมายธุรกิจ

รูปแบบจดหมายธุรกิจมี 3 ประเภท ดังนี้

1.จดหมายธุรกิจแบบไทย

จดหมายธุรกิจแบบธรรมดา เขียนคล้ายจดหมายราชการโดยขึ้นต้น ด้วยคําว่า ”เรียน”

2. จดหมายธุรกิจแบบราชการ
          คือ เอกสารที่ถือเป็นหลักฐาน ในราชการ ได้แก่ หนังสือที่มีที่ไปที่มาระหว่างส่วนราชการ หรือหนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่น ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือมีไปถึงบุคคลภายนอก หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกเขียนมาถึงส่วนราชการ
         จดหมายราชการต้องใช้ถ้อยคำและรูปแบบการเขียนให้ถูกต้องตามระเบียบที่ทางราชการ
กำหนดไว้ ระเบียบดังกล่าวเรียกว่า ระเบียบงานสารบรรณ

3.จดหมายธุรกิจแบบสากล ใช้รูปแบบของการเขียนจดหมายธุรกิจของต่างประเทศที่นิยมใช้กันเป็นสากล

  3.1 แบบบล็อก (block style) เป็นรูปแบบที่พิมพใหทุกบรรทัดชิดเสนกั้นหนา ยกเวนเฉพาะสวนที่อยูผูสง (กรณีที่ใชหัวจดหมายที่พิมพสําเร็จรูปไว)

3.2 แบบกึ่งบล็อก (modified block style) เป็นรูปแบบพิมพใหสวนเลขที่จดหมาย ที่อยู

ผูรับ คำขึ้นต้น และสิ่งที่สงมาดวย อยูชิดเสนกั้นหนา และที่อยูผูสง วัน เดือน ปี คําลงทาย ลายมือ

ชื่อและชื่อเตื่ม อยูกลางหนากระดาษหรือคอนไปทางขวาเล็กนอย สวนเรื่องจะพิมพกึ่งกลางหนากระดาษ

 นอกจากนี้ในสวนขอความตองพิมพใหทุกบรรทัดของแตละยอหนาชิดเสนกั้นหนา

      3.3 แบบยอหนา (indented style) เป็นรูปแบบเหมือนกับแบบกึ่งบล็อก เวนแตในสวนขอความ 

ซึ่งพิมพใหบรรทัดแรกของขอความแตละยอหนารนเขาไปประมาณ 5-10 ระยะตัวอักษร

ตัวอย่างจดหมายแบบ Semi-Blocked style with Open Punctuation

MATTHEWS,INC

45 PEARL STREET,NEW YORK 38,CO 3-4567-8-9

 

              September 5, 2009

Mr.James Thomas

1 Kanda Isumi-cho

Pearl Street, New York

Dear Mr. Thomas:

Yesterday I Walden throung the Evanston business district visiting all the stores.  Never before had I seen them display such a fine line of merchandise, I am very very proud proud to be a member of the Chamber of Commerce of such a business area.

I hope that will set apare one of two evenings between now and the end of the year to have dinner in the area and then visit as many of the stores as possible to see for yourself how nicey they are decorathe and how completely they are stocked.

 Sincerely yours,

        Peter Fahing

   Manager

PF:SM